Doteraz prezentovaný systém dokumentov bol pre výrobné firmy, dnes si povieme ako si ho upraviť pre obchodné firmy.
Úprava
Nakoľko doterajší systém obsahuje mnoho dokumentov, ktoré sa zaoberajú kalkuláciami, výrobnými cenami a materiálmi, úprava bude spočívať v odstránení týchto, pre obchodnú firmu nadbytočných informácií a zosúladenie toho, čo vám ostane. Na začiatok si určite dokumenty, ktoré budete potrebovať. Zo šablón to určite budú fakúra.ots a objednávka.ots, z databáz kontakty.ods, fakturanti.ods, faktúry.ods, objednavky.ods, cenníky.ods a prehľad faktúry.ods. Tieto súbory ponechajte v priečinkoch, v ktorých majú byť umiestnené. Ako ste si všimli, chýbajú tu dokumenty ceny.ods, materiál.ods a kalkulácia.ots, ktoré vám slúžili pre výpočet, vkladanie vstupov a, čo je najdôležitejšie, ako databáza všetkých výrobkov. Podobný dokument bude potrebný aj v systéme pre obchodné firmy.
Databáza tovarov
Teraz si vytvoríte nový dokument, ktorý bude slúžiť na vkladanie tovarov do systému, tvorbu cien a zároveň, ako databáza. Otvorte si nový čistý dokument a uložte ho napríklad pod názvom tovary.ods do priečinku databázy. List1 nazvite Tovar a List2 Data. Listy si premenujete vyvolaním kontextovej ponuky na ušku listu.
Kontextová ponuka pre premenovanie listov
V liste Data si vyplňte hlavičky stĺpcov podľa toho, aké údaje budete o jednotlivom tovare potrebovať. V stĺpci K je pomocný vzorec pre vyhľadávanie vzorcom z bunky A8, z listu Tovar.
List Data
List Tovar slúži na vkladanie a editáciu dát tovarov. Je rozdelený na tri časti: prvá je oblasť A1:J2 a slúži na vkladanie a editáciu dát, konkrétne druhý riadok. Len sem budete môcť vkladať dáta. Pokiaľ budete chcieť zmeniť niečo už v existujúcej položke databázy, tak stačí vybrať položku v bunke B8 a v tomto druhom riadku zmeniť to čo potrebujete, napríklad množstvo, alebo nákupnú cenu.
Prvá oblasť A1:J2
Druhá oblasť je A7:I8, kde si v bunke B8 vytvorte zoznam Dáta | Platnosť... z oblasti B2:B500 z listu Data. Takto vyberiete tovar ktorý budete chcieť zmeniť pokiaľ zaškrtnete Ovládací prvok - Zaškrtávacie pole, ktoré je umiestnené tiež v tejto bunke a je prepojené s bunkou L2. Vzorce si doplňte podľa vzorového dokumentu.
Druhá oblasť A7:I8
Poslednou hlavnou oblasťou je oblasť A13:J15, ktorá slúži pre export dát do listu Data. Bunka J15 vám pripočíta aj novo-vložené množstvo pri rovnakom tovare, k množstvu, ktoré je už v databáze.
Tretia oblasť A13:J15
V oblasti B4:E4 je informácia o aktuálnom množstve tovaru, ktoré bude po vložení. V oblasti A19:A26 sú merné jednotky, ktoré slúžia ako oblasť dát pre zoznam v bunke C2. A nakoniec v bunke K2 je vzorec, ktorý zisťuje či je záznam nový, alebo už je uložený v databáze. Táto bunka slúži, ako premenná pre makro export, s ktorým je prepojený ovládací prvok Tlačidlo s názvom Vložiť tovar a je umiestnený v bunke B13. Makro je umiestnené v knižnici firma v module tovar, ktorý si v tejto knižnici vytvorte. Makro je v súbore tovar.bas. Všetky súbory sú na stiahnutie na konci článku.
Cesty v makrách si prispôsobte podľa toho, kde ste si skutočne umiestnili vaše súbory.
Ceny
Za listom Data si vložte nový list s názvom Ceny. Tento vám nahradí dokument ceny.ods a vyplňte si ho podľa vzorového dokumentu. List obsahuje ovládací prvok Tlačidlo s názvom Uložiť do databázy, ktorý je prepojený s makrom export_ceny v module tovar. V liste Data si doplňte vzorce do stĺpca L, kde budú cenníkové ceny na export.
List ceny
Nabudúce si dokončíte úpravu ostatných dokumentov pre obchodné firmy (faktúra, objednávka …). Kto chce, môže si vyskúšať upraviť niektorý z týchto dokumentov a nabudúce si porovná svoje riešenie so vzorovým dokumentom. Na stiahnutie súbory Tovary a Tovar.
